الرئيسية || الطلاب || هيئة التدريس
 


ادارة مكتب امين عام الجامعة

إدارة مكتب أمين عام الجامعة


مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة

السيدة / رندة محمد رفعت أبو عامر

*      المشاكل والصعوبات التي واجهتني أثناء تنفيذ الأعمال خلال مساري الوظيفي:-*

ü       مشاكل تتعلق بعدم وجود المعلومات والبيانات الخاصة بقرارات السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.

ü       مشاكل تتعلق بأسس العمل في الإدارة.

ü       مشاكل تتعلق بتفعيل آداء هذه الإدارة.

ü    مشاكل تتعلق بتدريب العاملين الجدد الذي تم الإستعانة بهم للعمل بإدارة مكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة ورفع مستوى أدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.

ü       العجز في وجود العاملين المتخصصين المدربين (نقص الكوادر الفنية المدربة).

ü       العجز في وجود العاملين الذين يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.

ومن أهم إنجازات الإدارة:- 

تطوير لوائح ونظم العمل

داخل إدارة مكتب أمين عام الجامعة

§   في البداية لم يكن هناك تنظيم لطريقة العمل داخل الإدارة وقد تم إنشاء هذه الإدارة حديثاً وتنظيم عملها وذلك من خلال:

ü       وضع أسس للعمل في هذه الإدارة.

ü       وضع نظام لتفعيل آداء هذه الإدارة.

ü       تنظيم المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.

ü       وضع ضوابط وطرق لإنجاز الأعمال.

ü       تدريب العاملين بالإدارة على نظام معين داخل الإدارة ورفع مستوى آدائهم لإنجاز الأعمال المطلوبة.

ü    العمل على تنمية مهارات العاملين ليستطيع أن يُنجز كل منهم عمل الآخر أثناء غيابه
 أو عدم وجوده.

ü       تدريب العاملين بحيث يستطيعون العمل تحت ضغط ولفترات طويلة.

ü       العمل على تنمية مهارات العاملين للعمل بروح الفريق داخل الإدارة.

ü       تم إنشاء نظام للتعامل في إدارة المتابعة لمتابعة أداء الإدارات داخل الجامعة وداخل الكليات.

ü       عدم إخفاء الأعمال الخاصة بالإدارة على العاملين بها.

ü       قيام العاملين بالأعمال الخاصة بالإدارة على أكمل وجه عند غياب مدير الإدارة لأي ظرف طارئ.

ü       إنشاء ملف لعرض المكاتبات الواردة على السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.

ü       إنشاء ملف إستلام العرض لوضع المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة استعداداً لتسجيلها في الدفاتر.

ü    إنشاء ملف للبوستة الشخصية لحفظ المكاتبات بعد التأشير عليها من السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة لتسليمها باليد إلى السادة الأمناء المساعدون والسادة مديرو العموم ومدراء الإدارات ولجميع الكليات.

ü    إستكمال الأدوات الخاصة بالمكتب من (كمبيوتر  ـ طابعة ألوان ـ إسكنر ـ ماكينة تكعيب حلزوني ـ مقص ـ ساعة حائط ـ تكييف ) لكي يكون هناك سهولة وسرعة فى أداء العمل .


(جهاز كمبيوتر+ طابعة ألوان قديمة)

 

(جهاز ماسح ضوئي- اسكنر)

 

(جهاز فاكس ) 

 

(ماكينة تكعيب حلزوني )

 

(طابعة ألوان حديثة )

 

(مقص للورق )

§   تم تزويد المكتب بطابعة ألوان حديثة بدلاً من الطابعة الألوان القديمة التي لا تعمل.

§   ترتيب المكتب الخاص بالإدارة وعمل ملفات لكل الإدارات بالجامعة والإدارات والمصالح الحكومية الخارجية.


     (طريقة الحفظ القديمة في الشانون )   


 (الادارة قبل استكمال مكتبات الحفظ )


قبل (ترابيزة الاجتماعات) 

بعد (ترابيزة الاجتماعات) 

§   تم توصيل تليفونات ربط بجوار ترابيزة الإجتماعات الخاصة بالسيد أ/ أمين عام الجامعة وذلك لتوفير الوقت والجهد.

§   تم عمل تخزين لأرقام التليفونات التى يتم التعامل معها باستمرار بحيث يتم طلب الرقم بضغطة واحدة فقط وذلك لسرعة العمل وإنجازه.

§  استكمال الأدوات الخاصة بالمكتب وذلك بإضافة عدد (2) مكتبة بالإدارة لحفظ المكاتبات في ملفات وترتيبها في المكتبة والحصول على المكاتبات المطلوبة في أقل وقت ممكن وأصبح بالإدارة عدد (3) مكتبات .


(مكتبة رقم 2 )


(مكتبة رقم 3 )

ü      استكمال الأدوات الخاصة بالبوفيه من ( سرفيس كامل ـ  خلاط ـ غلاية ـ عصارة) حتى تكون الضيافة على المستوى    اللائق .

ü  عمل أرشيف الكتروني لحفظ الملفات الموجودة بالمكتبة وذلك بسحبها على الاسكنر وتخزينها على (جهاز الكمبيوتر-الفلاشة-الاسطوانات).

v     تم سحب الملفات الآتية على الاسكنر:-

-    إدارة وسائل النقل.          - ارض الجامعة 126 فدان.

-    وارد خارجي.               - إنشاء الجامعة قرارات تعيين النواب+كلية العلوم.

-    بنك الاستثمار.              - قرارات أمين عام الجامعة.

-    كلية الهندسة.               - لجنة تامين المنشآت الجامعية.                                              

-    هيكل الجامعة.

v     من خلال الأرشيف تتم مراجعة الملفات وترقيمها وحذف الخطابات المكررة بها.

إنجازاتي بإدارة مكتب أمين عام الجامعة

أثناء عملي كمدير إدارة لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة كان أمر حتمي أن يتم إنشاء سجلات لكل من:

-        المكاتبات الواردة والصادرة من وإلى إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

-        المكاتبات الواردة للسيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

-        المكاتبات الصادرة من السيدة/مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة.

قاعدة البيانات التي تم استحداثها:-

- أثناء عملي كمدير لمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة أصبح أمر حتمي أن يتم التعامل مع البيانات والمعلومات على أقصى درجة من السرعة، وأصبح من الضروري أن يتم إدخال جميع البيانات على الحاسب الآلي وإنشاء نظام للحصول عليها فور طلبها.

- وقد تم إنشاء واستحداث قواعد للبيانات خاصة بمكتب السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة لتساعد في إنجاز الأعمال بأسرع وقت ممكن وذلك كما يلي:

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ/أمين عام الجامعة.

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن قرارات السيد الأستاذ الدكتور/رئيس الجامعة.

-  إنشاء قاعدة للبيانات بشأن الخطابات الواردة من جميع الشركات.

*        القيام بأعمال (أمانة لجنة الإدارة) وتم إنجاز الآتي منها:-

1-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (5) بتاريخ 2/5/2009.

2-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (6) بتاريخ 6/6/2009.

3-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (7) بتاريخ 18/7/2009.

4-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (8) بتاريخ 14/8/2010.

5-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (9) بتاريخ 4/9/2010.

6-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (10) بتاريخ 2/10/2010.

7-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (11) بتاريخ 6/11/2010.

8-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (12) بتاريخ 4/12/2010.

9-        إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (13) بتاريخ 1/1/2010.

10-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (14) بتاريخ 5/2/2010.

11-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (15) بتاريخ 6/3/2010.

12-          إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (16) بتاريخ 5/6/2011.

13-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (17) بتاريخ 3/7/2011.

14-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (18) بتاريخ 19/10/2011.

15-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (19) بتاريخ 6/12/2011م.

16-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (20) بتاريخ 12/9/2012م.

17-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (21) بتاريخ 28/8/2013م.

18-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (22) بتايخ 11/5/2014م.

19-         إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (23) بتاريخ 29/4/2015م.

 20-     إعداد جدول أعمال ومحضر لجنة الإدارة رقم (24) بتاريخ 15/9/2015م.


(جدول أعمال لجنة الإدارة)


(محضر إجتماع لجنة الإدارة)

  • - ترتيب المكتب الخاص بالسيد الأستاذ/أمين عام الجامعة بعمل ملفات لكل المستندات الموجودة بالمكتب .
  • - تم إنشاء ملف لكلية التمريض.
  • - تم إنشاء ملف لكلية العلاج الطبيعي.
  • - تم إنشاء ملف لكلية الطب البشري .
  • - تم إنشاء ملف لكلية طب الفم والأسنان.
  • - تم إنشاء ملف لكلية علوم الثروة السمكية والمصايد.
  • - تم إنشاء ملف لكلية الحاسبات والمعلومات.
  • - تم إنشاء ملف لكلية الصيدلة.
  • - تم إنشاء ملف لمستشفي الجامعة .
  • - تم إنشاء ملف رعاية الطلاب الوافدين .
  • - تم إنشاء ملف بدل الجامعة .
  • - تم إنشاء ملف خاص بحافز الجهود الغير عادية (الـ 200جنية) والحد الأدنى .
  • - تم إنشاء ملف نسبة (الـ 20% الخصم من الصناديق الخاصة .
  • - تم إنشاء ملف كاميرات الجامعة .
  • - تم إنشاء ملف الدفع الالكتروني ( ماكينة الصراف الآلي) .
  • - تم إنشاء ملف لوائح مركز الخدمة العامة لجميع كليات الجامعة ووحداتها.
  • - تم إنشاء ملف قوانين ولوائح .
  • - تم إنشاء ملف لائحة مركز الخدمة العامة.

v     عمل ملف خاص بكل من:-

§   دعوات اللجان المختلفة .

§   المعايدة والتهنئة والرد عليها .

§   مركز خدمات الحكومة الإلكترونية.

§   سجل متابعة الموضوعات الصادرة من مكتب أمين عام الجامعة للإدارات بالجامعة.

§   شركة الغاز.

§   مقر الجامعة بالقاهرة.

§   نظام زيادة الدخل مقابل جودة الأداء.

§   القرارات التنفيذية لأمين عام الجامعة.

§   الخطة التدريبية بالجامعة.

§   استكمال مشروع كلية الطب البيطري.

§   مشروع التطوير المستمر والتأهيل للاعتماد.

§   متابعة مديري العموم وأمناء الكليات ومديري الإدارات.

§   الجزاءات.

§   المنشآت الرياضية.

§   صندوق تحسين الميزة التأمينية.

§   ملف حفظ لتقارير البصمة للحضور والإنصراف.

§   الطلبات الخاصة بإدارة المكتب.

§   إلـ 20 الأوائل من خريجي كليات الجامعة من عام 2003 حتى عام 2014م.


السيد أ/ عبدالله محمود جاد

أمين عام الجامعة


(مكتبة حفظ)


(أمناء الجامعة)


(مكتبه رقم 1)

§  تم  تجميع بيانات للسادة العاملين بجميع كليات الجامعة وجميع الإدارات العامة وذلك للاستعانة بها
  في إعادة هيكلة الجهاز الإداري للجامعة لمنع التكدس في كليات أو إدارات بعينها وذلك لسد العجز
   بها في الكليات الجديدة والإدارات التي تحتاج كوادر من العاملين لإنجاز الأعمال المطلوبة.

§   تنظيم مواعيد المقابلات واجتماع اللجان.

§   تنفيذ التأشيرات وتوجيه المكاتبات والموضوعات للإدارات المختصة.

§   الإشراف على الشئون الخاصة بتدوين مواعيد الزيارات والمقابلات واللجان وفقاً للتوجيهات.

§   عرض المكاتبات والدعوات الخاصة وتلقي التعليمات والتأشيرات بشأنها .

§   بحث الموضوعات التي تتضمنها المكاتبات الواردة وإستيفائها وعرضها.

§   إستلام المكاتبات السرية ومتابعة تنفيذها وأعمال النسخ والحفظ .

§   الإشراف على الأعمال المختلفة بالمكتب ومتابعة انجازها .

§   متابعة تطبيق القوانين واللوائح والتعليمات التي تحكم العمل .

§   الإشراف على العاملين بالمكتب وتوجيههم وحثهم على العمل .

§   القيام بما يسند لي من أعمال أخرى مماثلة.

(أولاً) قسم السكرتارية:-

ü      بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة عدد الخطابات الواردة من داخل الجامعة حوالي (673) خطاب وارد لإدارة مكتب أمين عام الجامعة خلال الفترة من 1/1/2015م حتى 18/10/2015م.

ü      بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة للخطابات الواردة من خارج الجامعة من بعض الجهات والوزارات المختلفة حوالى (1352) خطاب وارد خلال الفترة من 1/1/2015م حتى 18/10/2015م .

ü      بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة للخطابات الصادرة إلى بعض الجهات والوزارات الخارجية المختلفة حوالى (39) خطاب خلال الفترة من 1/1/2015م حتى  4/10/2015م .

ü      بلغ حجم التعامل بإدارة مكتب أمين عام الجامعة للخطابات الصادرة إلى داخل الجامعة حوالى (39) خلال الفترة من 4/1/2015م حتى  28/9/2015م

بيان عددي بالمكاتبات الواردة إلى السيدة/ مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة

من بعض الإدارات المختلفة بالجامعة

 

 عدد المكاتبات الواردة إلى مدير إدارة مكتب أمين عام الجامعة 66






المؤسسة الدولية للفنون جامعة الميريا جامعة غرناطة جامعة لاس بالماس دي جران كناريا جامعة ساساري جامعة اشبيلية جامعة العلوم الزراعية ببوخارست سانت اشتيفان جودللو جامعة اليونان الزراعية جامعة شرق الصين جامعة تشرين جامعة جيفو جامعة سيفليا الجامعة التكنيكية بميونخ جامعة هوهنهام جامعة كاستيلا لامنشا جامعة بولونيا اكاديمية الفنون الجميلة مركز العلوم والهندسة الزراعية  الجامعه المصرية اليابانية  جامعة سبريوهاريت  جامعة كاجوشيما  جامعة هيروشيما


ألبوم الصور روابط خارجية خدمات
صور الجامعة قواعد البيانات العالمية نتائج الطلاب
خريطة الجامعة اتحاد الجامعات العربية البريد الالكتروني
  الهيئة القومية لضمان جودة التعليم خدمات الجامعة
  صندوق العلوم والتنمية التكنولوجية خدمات نظم المعلومات الإدارية
  مجمع اللغة العربية التسجيل في الدراسات العليا
  وزارة التعليم العالي التسجيل في دورات تنمية قدرات هيئةالتدريس
  وحدة إدارة مشروعات التعليم العالي تسجيل المقررات الدراسية للدراسات العليا - ساعات معتمده
  استبيان مشروع بناء قدرات الكوادر العليا والوسطى في المؤسسات الحكومية وظائف خالية
    التسجيل في دورات الحاسب بمشروع ICTT

ابقى على اتصال بنا

كفر الشيخ - شارع الجيش

جامعة كفر الشيخ

ت: 0473224707

Email: kfs_info@kfs.edu.eg

جدنا على خرائط جوجل
Flag Counter