الإدارة العامة للشئون الإدارية
وتتبعها الإدارات الأتية:-
( أولاً) إدارة السكرتارية والمحفوظات:
ويشغلها السيد الأستاذ/ شحاتة صبحي شحاتة علي
مدير إدارة السكرتارية والمحفوظات
أولاً: إنجازات الإدارة خلال الفترة من 1/7/2018 حتى 30/6/2019
تتلخص أهم إنجازات إدارة السكرتارية والمحفوظات بالإدارة العامة للشئون الإدارية فى الآتى:
أ- قسم الملفات:
تصميم بيانات السادة أعضاء هيئة التدريس بكليات الجامعة وشملت هذه البيانات (الاسم- تاريخ الميلاد- تاريخ إستلام العمل- والتدرج الوظيفى من تاريخ التعيين حتى آخر درجة حصل عليها عضو هيئة التدريس) مرتبة: معيد- مدرس مساعد- مدرس- أستاذ مساعد- أستاذ- أستاذ متفرغ- بالإضافة إلى رقم التليفون وعنوان السكن والرقم القومى وتاريخ الإحالة للمعاش.
تصميم برنامج خاص بأعضاء هيئة التدريس بالجامعة حيث تم مراجعة وتعديل البيانات العلمية والإدارية والمالية التى تخص العضو إعتباراً من تاريخ ميلاده حتى آخر درجة حصل عليها مع تسجيل الرقم الكودى والرقم القومى والرقم التأمينى وذلك من واقع ملف الخدمة الأصلى.
إنشاء ملفات لأعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم الذين تم تعيينهم حديثاً سواء عن طريق الإعلان أو بالتكليف أو النقل وتسجيلهم بالبرنامج الخاص بأعضاء هيئة التدريس أول بأول.
حفظ بطاقات الأجور المتغيرة بملفات السادة العاملين بالجامعة (كادر خاص) فى آخر كل عام مع تسجيل آخر مرتب بإستمارة 134 ع.ح أول بأول وبلغ عددهم 1288 عضو هيئة تدريس وهيئة معاونة وأستاذ متفرغ وبيانها كالتالى:
|
م
|
الكليـــــــــــة
|
أستاذ
|
أستاذ مساعد
|
مدرس
|
مدرس مساعد
|
معيد
|
الإجمالي
|
|
1
|
الزراعة
|
56
|
34
|
41
|
9
|
10
|
150
|
|
2
|
التربية
|
14
|
12
|
17
|
11
|
23
|
67
|
|
3
|
الطب البيطرى
|
45
|
32
|
23
|
10
|
7
|
117
|
|
4
|
التجارة
|
4
|
11
|
21
|
34
|
22
|
82
|
|
5
|
الآداب
|
16
|
27
|
54
|
31
|
11
|
139
|
|
6
|
الهندسة
|
3
|
11
|
45
|
41
|
25
|
125
|
|
7
|
التربية النوعية
|
3
|
11
|
51
|
7
|
11
|
83
|
|
8
|
التربية الرياضية
|
12
|
5
|
17
|
16
|
6
|
56
|
|
9
|
العلوم
|
23
|
19
|
25
|
7
|
27
|
101
|
|
10
|
الصيدلة
|
2
|
1
|
13
|
9
|
23
|
48
|
|
11
|
الطب البشرى
|
7
|
8
|
21
|
79
|
27
|
142
|
|
12
|
العلاج الطبيعي
|
--
|
6
|
4
|
11
|
10
|
31
|
|
13
|
طب الفم والأسنان
|
1
|
1
|
5
|
11
|
18
|
36
|
|
14
|
التمريض
|
--
|
1
|
8
|
22
|
9
|
40
|
|
15
|
علوم الثروة السمكية والمصايد
|
4
|
1
|
3
|
5
|
6
|
19
|
|
16
|
الحاسبات والمعلومات
|
1
|
--
|
6
|
5
|
7
|
19
|
|
17
|
الألسن
|
--
|
4
|
3
|
2
|
16
|
25
|
|
18
|
معهد علوم وتكنولوجيا النانو
|
--
|
--
|
3
|
2
|
5
|
10
|
|
19
|
معهد اكتشاف وتطوير الدواء
|
--
|
--
|
--
|
--
|
2
|
2
|
|
الاجـمــــــــــــــــــالى
|
191
|
184
|
360
|
302
|
251
|
1288
|
إستخراج ومراجعة عدد كبير ما بين إفادة وبيان حالة وشهادة خبرة خاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة.
حفظ العلاوات الدورية بملفات السادة العاملين بالجامعة (كادر خاص -كادر عام) فى شهر يوليو من كل عام.
حفظ المكاتبات الواردة من كليات الجامعة والإدارات العامة داخل ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة كل فيما يخصه شاملة الإجازات الخاصة وقرارات النقل من وإلى الجامعة والترقيات والتسويات وخلافه.
حفظ تقارير كفاية الأداء بملفات السادة العاملين بالجامعة.
قامت اللجنة المشكلة بفحص وتصنيف وترتيب ملفات أعضاء هيئة التدريس بكليات ووحدات الجامعة وذلك فى الفترة من 1/7/2018 حتى 30/6/2019 حيث تم تقسيم ملف كل عضو من السادة أعضاء هيئة التدريس إلى خمسة أجزاء بيانها كالتالى:
* الجزء الأول: الملف العلمى ويشمل: الأوراق الخاصة بالتعيين لأول مرة- الشهادات العلمية- قرارات التعيين مرتبة تاريخياً.
* الجزء الثانى: ملف المعاشات ويشمل: شهادة الميلاد- أول قرار تعيين- أول قرار إستلام عمل- إستمارة 134 ع.ح- إستمارة 105 ع.ح- إستمارة التغطية التأمينية- إستمارة 6 تأمين ومعاشات- الإجازات الخاصة بدون مرتب وإيصالات السداد والقرار الخاص بكل إجازة- الأجور المتغيرة إعتباراً من تاريخ التعيين وحتى الآن.
* الجزء الثالث: الملف الإدارى ويشمل الإجازات الإعتيادية- المهمات العلمية- المؤتمرات- الخطابات الإدارية العادية.
* الجزء الرابع: الملف المالى ويشمل العلاوات بجميع أنواعها.
* الجزء الخامس: ملف إقرارات الذمة ويشمل إقرارات الذمة المالية إعتباراً من تاريخ التعيين مرتبة كل 6 سنوات.
وجارى إستكمال الأوراق الناقصة فى ملفات السادة أعضاء هيئة التدريس بكليات الجامعة.
تقوم اللجنة حالياً بفحص وتصنيف وترتيب ملفات السادة العاملين (كادر عام) الذى تم تثبيتهم أو نقلهم والأطباء المقيمين بمستشفى جامعة كفر الشيخ وبالإدارة العامة للجامعة ووحداتها وكلياتها وذلك إعتباراً من 1/1/2019 حتى تاريخه حيث قامت اللجنة بتقسيم ملف كل عضو من السادة العاملين إلى أربعة أجزاء وبيانها كالتالى:
* الجزء الأول: ملف المعاشات ويشمل: شهادة الميلاد- أول قرار تعيين- أول قرار إستلام عمل- إستمارة 134 ع.ح- إستمارة 105 ع.ح- إستمارة التغطية التأمينية- إستمارة 6 تأمين ومعاشات- إقرار منحة الثلاث شهور-الإجازات الخاصة بدون مرتب وإيصالات السداد والقرار الخاص بكل إجازة- الأجور المتغيرة إعتباراً من تاريخ التعيين وحتى الآن.
* الجزء الثانى: الملف الإدارى ويشمل: الصور الشخصية- مسوغات التعيين- المؤهلات الدراسية الحاصل عليها- الإنتدابات- الإجازات الإعتيادية- الدورات التدريبية- الخطابات الإدارية العادية- التقارير السرية السنوية.
* الجزء الثالث: الملف المالى ويشمل: العلاوات بجميع أنواعها (ترقية- تشجيعية- تسوية- دورية).
* الجزء الرابع: ملف إقرارات الذمة ويشمل إقرارات الذمة المالية إعتباراً من تاريخ التعيين مرتبة كل 6 سنوات.
وجارى فحص وترتيب باقى الملفات وكذا إستكمال الأوراق الناقصة فى ملفات السادة العاملين بإدارة الجامعة ووحداتها وكلياتها.
إجمالى العاملين الدائمين بالجامعة موزعين تبعاً للمجموعات النوعية حتى 10/10/2019م
ب- قسم المحفوظات (الأضابير):
- صدر قرار السيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة رقم 1624 بتاريخ 5/3/2009 بشأن تشكيل لجنة دائمة للمحفوظات بالجامعة وتقوم اللجنة بالمهام والمسئوليات التالية:
* الإشراف على قطاع المحفوظات بالجامعة وتنظيمه ومناقشة الموضوعات المتعلقة به والعمل على الإرتقاء بمستوى الأداء.
* ضم الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى دار الوثائق القومية بالقاهرة.
* الإستغناء عن المحفوظات التى تستوفى مدة حفظها القانونية طبقاً للوائح المنظمة لذلك.
- العمل بلائحة المحفوظات بالجامعة إعتباراً من موافقة السيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة بالقرار رقم 1721 بتاريخ 9/5/2009م.
- تم ترتيب الأضابير بقسم الأضابير بالإدارة (حسابات عامة – حسابات خاصة) كل شهر على حدة وكل سنة على حدة حتى تاريخه بعد التخلص من الأضابير المالية والمستندات وورق الدشت حتى عام 2001م بناء على موافقة اللجنة الدائمة للمحفوظات بجلساتها المتعددة وموافقة دار الوثائق القومية بالقاهرة على التخلص من هذه المستندات.
- متابعة غرف الحفظ بالكليات وكتابة تقارير فنية عنها وتلبية احتياجات بعض غرف الحفظ وتقديم المشورة الفنية لها.
جـ- قسم الأرشيف:
- تم تطوير العمل بقسم الأرشيف وذلك من خلال إتباع الخطوات التالية:
* فتح سجل صادر خارجى يتم تسجيل جميع المكاتبات المرسلة إلى الوزارات والهيئات الحكومية والجامعات المصرية والبنوك بفروعها.
* فتح سجل 6 مراسلات: خاص بتسجيل المكاتبات الخارجية وتسليمها إلى مكتب بريد الجامعة.
* فتح سجل 3 عهدة مخازن: خاص بتسجيل الطوابع الحكومية يومياً ومراجعتها بإدارة المخازن والعهد.
* فتح سجل 10 ث: خاص بتسجيل الخطابات الواردة من مكتب البريد وتسليمها إلى من يهمه الأمر.
* فتح سجل وارد رئيسى داخلى: خاص بتسجيل المكاتبات الواردة من جميع الإدارات بالجامعة وتسليمها.
فتح أكلاسيرات الحفظ: خاص بحفظ صور المكاتبات التى يتم تصديرها إلى (الكليات- الهيئات والوزارات الحكومية- البنوك) ويتم حفظها بنظام الفهرسة اليومية.
تم تجليد جميع السجلات الموجودة بالقسم وبلغ عددها 48 سجل خاصة بالعام الواحد. حيث يقوم القسم بفتح هذه السجلات فى أول يناير من كل عام.
- بلغ حجم التعامل بالأرشيف حوالى 17220 خطاب وارد، وعدد 47640 خطاب صادر خلال الفترة من 1/7/2018 وحتى 30/6/2019
ونحمد الله بعد حوالى أثنى عشر عاماً من العمل الشاق المستمر أصبحت لجامعتنا جامعة كفرالشيخ قيمها الأخلاقية ومبادئها وطباعها التى هى من عوامل الاستقرار التى نتمسك بها وتعطى لنا القوة فى مواجهة ماديات وتحديات العصر.
أثنى عشر عاماً مضت منذ إنشاء جامعتنا العزيزة، يجنى مجتمع كفرالشيخ ثمارها فى المبانى الشامخة فى التجهيزات التى تتم بمستوى عالً فى كليات جديدة أضيفت استطاعت الجامعة أن تبدو من خلالها مرموقة بين الجامعات المصرية.
إن أمامنا تحديات تتعلق بالمنافسة بين الجامعات والزمن الذى نعيش فيه ولابد أن نصارح أنفسنا أن هناك مجالات تحتاج بذل المزيد من الجهد خلال المرحلة المقبلة وأن جامعتنا قادرة على التصدى للتغيرات التى تجرى فى العالم ومدى تأثيرها على شكل وأسلوب العمل بها وعلى سير النظام الجامعى وهذه التحديات واضحة أمامنا جميعاً كمؤسسة تهدف إلى تمكين أبنائنا الطلاب من التفكير العلمى وحل المشاكل وإطلاق قدراته إلى أقصى درجاتها لكى يقابل الفرص والمشاكل التى يتعرض لها وجامعتنا أيضاً مسئولة عن نقل القيم الحضارية من جيل إلى جيل كما أنها مسئولة عن تنمية المجتمع الذى نعيش فيه.
ويسعد إدارة السكرتارية والمحفوظات بالإدارة العامة للشئون الإدارية أن تتقدم بهذا التقرير عن أهم الإنجازات التى تمت بها خلال الفترة من 1/7/2019 وحتى 31/6/2019داعين الله العلى القدير أن تكون هذه الإنجازات دافعاً للإدارة والعاملين بها على مواصلة الإنجازات فى الأعوام القادمة للإرتقاء بجامعتنا العزيزة.
(ثانياً) إدارة الخدمات الداخلية:
ويشغل هذه الإدارة السيد الأستاذ/
مدير إدارة الخدمات الداخلية
- ومن أهم هذه الانجازات ما يلي:
§ المساهمة في إنشاء أكثر من 139 ألف متر مربع مسطحات خضراء بمساحة 33 فدان الأمر
الذي ساهم في حصول جامعة كفر الشيخ علي المركز الأول علي مستوي الجامعات
المصرية والمركز 52 عربياً وإفريقيا والمركز 129 عالمياً في مجال صداقة البيئة.
§ تنسيق جهود عمال الخدمات المعاونة علي مستوي الإدارة العامة والكليات والوحدات التابعة
لإنجاز أعمال النظافة وإظهار قيم الجمال بالموقع العام للجامعة
§ الإشراف علي أعمال شركة الشروق للأمن والحراسة التي تعاقدت معها جامعة كفرالشيخ
لنظافة الإدارة العامة والكليات والوحدات التابعة وتوظيف قدراتها للوصول إلي أعلي
مستوي من النظافة بكافة قطاعات الجامعة علي مدار العام وتوجيه مشرفي الشركة وتوزيع
عمال النظافة بما تقتضيه مصلحة الجامعة .
§ الإشراف علي أعمال شركة الشروق للأمن والحراسة التي تعاقدت معها جامعة كفرالشيخ
لنظافة الإدارة العامة والكليات والوحدات التابعة وتوظيف قدراتها للوصول إلي أعلي
مستوي من النظافة بكافة قطاعات الجامعة علي مدار العام وتوجيه مشرفي الشركة وتوزيع
عمال النظافة بما تقتضيه مصلحة الجامعة
§ الإشراف علي أعمال شركة الشروق للأمن والحراسة التي تعاقدت معها جامعة كفرالشيخ
لنظافة الإدارة العامة والكليات والوحدات التابعة وتوظيف قدراتها للوصول إلي أعلي
مستوي من النظافة بكافة قطاعات الجامعة علي مدار العام وتوجيه مشرفي الشركة وتوزيع
عمال النظافة بما تقتضيه مصلحة الجامعة .
§ الإشراف علي أعمال شركة الشروق للأمن والحراسة التي تعاقدت معها جامعة كفرالشيخ
لنظافة الإدارة العامة والكليات والوحدات التابعة وتوظيف قدراتها للوصول إلي أعلي
مستوي من النظافة بكافة قطاعات الجامعة علي مدار العام وتوجيه مشرفي الشركة وتوزيع
عمال النظافة بما تقتضيه مصلحة الجامعة .
§ متابعة مستوي النظافة في الكليات والوحدات التابعة للجامعة داخل المنشأت وكتابة تقارير
متابعة وإبلاغ أمناء الكليات أوجه القصور لديهم والتوصية بمعالجتها .
§ المشاركة في الإشراف والرقابة علي لجنة غسيل خزانات المياه بكامل منشآت الجامعة علي
مدي شهر كامل كل ثلاث شهور .
§ الإشراف علي نظافة الطرق والأرصفة وتوزيع سلات وصناديق وحاويات جمع القمامة
علي الموقع العام بالجامعة .
§ الإشراف علي سيارة جمع القمامة ومتابعة تفريغ الحاويات مرتين أو ثلاثة مرات يومياً حسب
الأحوال .
§ الإشراف علي نظافة وتسليك بلاعات المطر علي الطرق العامة للجامعة وكذلك بلاعات
ومصارف المطر علي أسطح مباني إدارة الجامعة وكذلك الإشراف علي نظافة أسطح
الكليات .
§ الإشراف علي أعمال تسكين الإدارات وإعادة تسكين الكليات بالموقع العام بالجامعة
§ المساهمة في التخلص من الحشائش النامية علي جوانب الطرق وخلف المباني بالموقع العام
بالجامعة وتأجير المعدات والعمال اللازمة للقيام بذلك .
§ المشاركة في الإشراف علي لجنة غسيل خزانات المياه بكامل منشآت الجامعة علي
مدي شهر كامل كل ثلاث شهور .
§ لمشاركة في الإشراف علي الإعمال اليومية بالمسطحات الخضراء بالجامعة.
(ثالثاً) إدارة شئون المقر:
ويشغلها السيد الأستاذ/محمد عبدالمحسن عبدالعزيز
مدير إدارة شئون المقر
- ومن أهم هذه الانجازات ما يلي:
§ المساهمة في توفير المواد والأدوات اللازمة للنظافة لكل قطاع من قطاعات الجامعة وصرف
ما يخص الإدارة العامة منها لنظافة الوحدات التابعة .
§ المساهمة في أعمال الحماية المدنية بكامل منشآت الجامعة وتسجيل الملاحظات وإبلاغ كل
منشآت رسمياً بأوجه القصور بها للعمل علي تلافي هذه الملاحظات .
§ الإشراف علي خطط استخدام المياه والكهرباء والغاز وترشيد استهلاكها والإشراف علي تنفيذ
التركيبات الكهربائية والمرافق .
§ المشاركة في الإشراف علي لجنة غسيل خزانات المياه بكامل منشآت الجامعة علي
مدي شهر كامل كل ثلاث شهور .
§ المساهمة في صيانة المنشآت الجامعية التي تحتاج إلي صيانة.
§ المشاركة في تزيين الجامعة والتجهيز للأعياد القومية والاحتفالات العامة والزيارات الرسمية
والتجهيز للمؤتمرات التي تعقد بالجامعة .
§ الإشراف علي نظافة المسطحات الخضراء من مخلفات الطلاب والحشائش الجافة .
§ الإشراف علي دهان بالدورات أرصفة الطرق بالجامعة.
§ المساهمة في تركيب لوحات إرشادية علي محاور وطرقات الجامعة لتكن دليل للطلاب الجدد
وللمترددين علي الجامعة علي كلياتهم أو أماكن توجههم
§ الإشراف علي إصلاح أي أعطال بمرافق منشآت الإدارة العامة.
§ نظافة أسوار الجامعة من الملصقات وإبلاغ الشئون القانونية لاتخاذ الإجراءات القانونية ضد
من يفعل ذلك .
§ الإشراف علي الإعمال اليومية بالمسطحات الخضراء بالجامعة من ري وقص النجيل وقص
الأسوار وتشكيل الأشجار وتربيتها وري المسطحات وتسميدها ووقايتها من الحشرات
وأمراض النبات ورعاية أحواض الزهور وتنقية الحشائش .
§ الاستخدام الأمثل للآلات والمعدات الموجودة بالإدارة وهي جرار قص نجيل عدد2ماكينة
لإطالة العمر الافتراضي لها .