نظراً لعدم استيفاء شرط اللغة لمعظم المرشحين وقصر المدة المتاحة لتنفيذ هذه المهمات من قبل  وزارة التعليم العالي وحرصاً علي عدم ضياع أيا من هذه المهمات فقد وافق مجلس الدراسات العليا والبحوث برئاسة السيد أ.د/ السيد محمد حجازى على  وضع آلية للتنفيذ تتمثل في :-

مهلة استكمال المستندات  المؤهلة  لتنفيذ المهمة

 مهلة تقديم الأوراق مستكمله للإدارة العامة للبعثات هي ثلاثة أشهر علي الأكثر لموافاة الإدارة العامة للعلاقات العلمية والثقافية بكافة الأوراق مستكمله.

التأخير في تنفيذ إجراءات المهمة

في حالة عدم اخذ العضو المرشح للمهمة العلمية وإتخاذ الإجراءات الأولية من تقديم الأوراق وموافقة جامعة أجنبية على إستضافة سيادته وإستيفاء شرط اللغة في خلال ثلاثة أشهر من تاريخ موافقة أ.د/ رئيس الجامعة يقوم السيد ا.د/ نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث بإخطار الإدارة العامة للبعثات بترشيح الاحتياطي مع اخطار العضو المرشح .

العودة أثناء المهمة

 في حالة عودة العضو قبل انتهاء المهمة العلمية تدرس كل حالة علي حدة وفقا لمبررات العودة وفي حالة عدم وجود مبررات للعودة يحرم من أي مهمات علمية أو حضور مؤتمرات بالخارج لمدة ثلاث سنوات .

طبقاً لنص المادة  34 :-

كل عضو بعثة أو منحة يتخلف عن البعثة أو يؤجل إجراءاتها عن المواعيد التي تحددها إدارة البعثات لعذر غير مقبول يحرم من هذه البعثة أو المنحة وكذلك من الترشيح لأي بعثة أو منحة أخري لمدة لا تقل عن ثلاثة أعوام من تاريخ حرمانه من الترشيح للبعثة أو المنحة وذلك بقرار من اللجنة التنفيذية