قيام كل قسم من الأقسام العلمية بإنشاء صفحة إلكترونية للتواصل مع المبعوثين.

ضرورة قيام المبعوث قبل سفره باستيفاء استمارة بيانات كاملة (عنوانه بالداخل والخارج – البريد الإلكتروني)  

التاكيد على السيد أ.د/ رئيس القسم بالاحتفاظ بملف علمي للدارس يتضمن نسخة من مقترح الرسالة والبرنامج الزمنى لها.

ضرورة قيام السيد أ.د/ رئيس القسم بإعداد تقرير نصف سنوى يقدم للكلية والجامعة عن تقدم الدارس فى دراسته وإلتزامه بالتخصص الدقيق المبتعث عليه.