• استيفاء طلب الترشيح بموافقة كل من : القسم الإداري وعميد الكلية (بالكليات) – رئيس القسم وأمين الجامعة (بإدارة الجامعة) وهو على رأس العمل في نفس المدة.
• يجب أن يكون تقييم أداء الموظف المرشح ممتاز في الخمس سنوات الماضية.
• أن يتمتع الموظف المرشح بسمعة طيبة وحسن نيه وعلاقات ودية مع زملائه.
• أن يكون الموظف المرشح ممن تقدم بأفكار جديدة تبنتها الجامعة أو طبقتها.
• أن يكون لدى الموظف المرشح سجل تاريخي من انجاز المهام المسندة إليه في الوقت المحدد لها.
• أن يكون أداء الموظف المرشح ذو جودة عالية. 
• أن يكون الموظف المرشح قادراً علي تعلم واكتساب طرق وأدوات وأنظمة عمل جديدة.
• أن لا يكون قد طبق علي المرشح أي من العقوبات التأديبية خلال الخمسة سنوات السابقة.
• أن لا يكون المرشح قد تم تكليفه أو ندبة خارج الجامعة لأكثر من ستة أشهر خلال السنوات الثلاث الأخيرة.
• ترشح إدارة الجامعة اثنين من الموظفين المتميزين بالإدارة العامة للجامعة من ذوى الكفاءة والأداء المتميز.
• ترشح كل كلية موظف متميز وتقوم الكلية بإرسال اسم المرشح للجامعة.
• يتم اختيار عدد (2) من السادة المرشحين من الكليات وإدارة الجامعة للفوز بالجائزة.

- آخر موعد لقبول الملفات والأبحاث هو 2014/12/31 ولن يلتفت إلى الطلبات التي ترد بعد ذلك.

- تقدم الملفات والأبحاث إلى الإدارة العامة للدراسات العليا – إدارة البحوث العلمية.